เผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ให้สำเร็จและสร้างความประทับใจ

สำหรับองค์กรธุรกิจที่ต้องการจัดงานอิเวนต์ภายใน หรือจัดงานอิเวนต์เพื่อประชาสัมพันธ์ธุรกิจให้แก่คนภายนอก ย่อมคาดหวังให้งานประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย รวมถึงยังสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่มาร่วมงานได้อีกด้วย
ดังนั้น เพื่อช่วยให้คุณสามารถจัดงานอิเวนต์ได้สำเร็จตามเป้าหมายดังที่ตั้งใจไว้ เราจะมาเผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ ที่รับรองว่าสามารถสร้างผลตอบรับที่ดี และให้คนที่มาร่วมงานเกิดความประทับใจได้อย่างแน่นอน

รูปแบบของงานอิเวนต์สำหรับองค์กร
ก่อนที่จะไปเผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ให้ประสบความสำเร็จและสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ร่วมงาน เราขอพาไปทำความรู้จักกับการจัดอิเวนต์สำหรับการประชาสัมพันธ์องค์กร นิยมจัดใน 4 รูปแบบด้วยกัน ซึ่งแต่ละรูปแบบนั้น จะแตกต่างกันตามวัตถุประสงค์ในการจัดงาน ดังต่อไปนี้

งานประชุมหรือสัมมนา
งานประชุม หรือสัมมนา เป็นรูปแบบของการจัดอิเวนต์ที่หลายองค์กรธุรกิจเลือกจัดกัน เนื่องจากเป็นรูปแบบการจัดอิเวนต์ที่ค่อนข้างง่าย และไม่มีตารางกิจกรรมที่ซับซ้อน ซึ่งการสัมมนาสามารถทำได้ทั้งภายในองค์กร เช่น การจัดสัมมนาเพื่อเพิ่มทักษะในการทำงานด้านต่าง ๆ ให้แก่บุคลากร หรืองานสัมมนาที่จัดขึ้นสำหรับคนภายนอก เช่น สัมมนาสอนทำการตลาดออนไลน์สำหรับผู้สนใจในธุรกิจผู้ให้บริการแพลตฟอร์มร้านค้าออนไลน์ เป็นต้น ซึ่งการจัดอิเวนต์ในรูปแบบนี้ สามารถสร้างการรับรู้และความเข้าใจให้แก่กลุ่มเป้าหมายได้อย่างตรงจุด และมีประสิทธิภาพมากที่สุดอีกด้วย

งานเปิดตัวสินค้า
ในส่วนของงานเปิดตัวสินค้า เป็นรูปแบบของการจัดอิเวนต์ที่ต้องการนำเสนอสินค้าของแบรนด์ให้เป็นที่รู้จักในวงกว้าง โดยไม่เพียงเป็นการประชาสัมพันธ์ให้แก่แขกผู้มีเกียรติในงานได้รับรู้เท่านั้น แต่ยังจำเป็นต้องมีการเชิญสื่อมวลชนมาร่วมงาน เพื่อให้เกิดการแพร่กระจายข่าวงานเปิดตัวสินค้าตามสื่อต่าง ๆ ซึ่งการจัดอิเวนต์ในรูปแบบนี้ จำเป็นต้องอาศัยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ที่จะช่วยเพิ่มความประทับใจ เช่น การใช้สื่อแสงสีเสียง เพื่อดึงความสนใจให้แก่ผู้ที่มาร่วมงาน และการสื่อสารที่ตรงจุด โดยการให้คนดังมาทดลองใช้สินค้า หรือชิมสินค้าภายในงาน เพื่อให้เกิดกระแส และการนำข่าวสารของแบรนด์ไปเสนอต่อ และนำมาสู่การสร้างยอดขายในที่สุด

งานแสดงสินค้า
งานแสดงสินค้า เป็นรูปแบบของการจัดอิเวนต์ที่ไม่ได้มีจุดประสงค์แค่เพียงช่วยให้แบรนด์เป็นที่รู้จักมากขึ้นเท่านั้น แต่ยังมีจุดประสงค์ในการกระตุ้นยอดขายสินค้าของแบรนด์อีกด้วย ดังนั้นการจัดอิเวนต์ในรูปแบบนี้จำเป็นต้องอาศัยเทคนิคที่ช่วยดึงดูดความสนใจให้ลูกค้า เช่น การจัดบูทแสดงสินค้าให้มีความโดดเด่นน่าสนใจ หรือจัดกิจกรรมแจกของรางวัลเพื่อจูงใจให้คนเข้ามาที่บูทแสดงสินค้ามากขึ้น นอกจากนี้ งานแสดงสินค้ายังเป็นโอกาสอันดีที่องค์กรธุรกิจจะได้พบปะกับผู้ประกอบการในสายธุรกิจต่าง ๆ การจัดบูทให้โดดเด่นจึงช่วยเรียกความมั่นใจในการสร้างพันธมิตร ส่งเสริมการทำธุรกิจในอนาคตได้อีกด้วย

งานจัดเลี้ยงต่าง ๆ
มาถึงรูปแบบของงานอิเวนต์สำหรับองค์กรแบบสุดท้ายที่นิยมจัดกันก็คือ งานจัดเลี้ยงต่าง ๆ ซึ่งมีขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ที่แตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ของงาน ไม่ว่าจะเป็นงานลี้ยงเพื่อขอบคุณลูกค้า หรือว่าพาร์ตเนอร์ การเลี้ยงนันทนาการในแก่บุคลากรในองค์กร หรือการขอบคุณสื่อมวลชน ซึ่งเป็นพันธมิตรที่ดีขององค์กรมาโดยตลอด แต่จุดประสงค์หลักของการจัดอิเวนต์ในรูปแบบนี้ คือการสานสัมพันธ์อันดีระหว่างองค์กรธุรกิจและผู้ที่เกี่ยวข้อง เพื่อส่งเสริมให้ธุรกิจสามารถเติบโตได้อย่างมั่นคงต่อไป

การจัดงานอิเวนต์ให้ประทับใจผู้ร่วมงาน
เผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ ช่วยสร้างความประทับใจให้ผู้ร่วมงาน
หลังจากได้แนะนำกันไปแล้วว่า รูปแบบของงานอิเวนต์สำหรับองค์กรมีทั้งหมดกี่รูปแบบ ก็ถึงเวลามาเผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ ให้ได้รู้กัน

1. ตั้งเป้าหมายในการจัดงานอิเวนต์
มาเผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์แรกกันก่อนเลยดีกว่า ขั้นตอนนั้นคือการตั้งเป้าหมายในการจัดงานอิเวนต์ให้ชัดเจน เพื่อให้การวางรูปแบบของงาน และการเช่าอุปกรณ์ในอิเวนต์ต่าง ๆ เป็นไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อการเตรียมงานที่ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากที่สุด

2. จัดทำรายชื่อแขกที่จะมาร่วมงาน
อีกหนึ่งขั้นตอนสำคัญในการจัดอิเวนต์ที่ไม่ควรมองข้ามเลยเด็ดขาด คือการจัดทำรายชื่อแขกที่จะมาร่วมงาน เพื่อการจัดเตรียมอาหารและที่นั่งให้เพียงพอกับจำนวนแขก รวมถึงการเตรียมป้ายชื่อสำหรับแขกให้พร้อม ถือเป็นหนึ่งรายละเอียดในการจัดงานที่สามารถสร้างความประทับใจให้แก่ผู้ที่มาร่วมงานได้

3. กำหนดงบประมาณในการจัดงานอิเวนต์
อีกหนึ่งขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ ซึ่งมีความสำคัญเป็นอย่างมาก นั่นคือการกำหนดงบประมาณในการจัดงาน ที่ผู้จัดจำเป็นต้องคิดคำนวณงบประมาณอย่างถี่ถ้วน ไม่ว่าจะเป็นค่าอาหาร ค่าสถานที่ รวมถึงค่าเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่ต้องเช่าจากบริษัทบริการให้เช่าอุปกรณ์งานอิเวนต์ทุกประเภท เพื่อให้งานออกมาดีที่สุด ภายใต้งบประมาณที่กำหนดไว้

4. เลือกสถานที่ จัดหาอุปกรณ์ที่ใช้ในงานอิเวนต์
การเลือกสถานที่ในการจัดงานอิเวนต์เป็นอีกสิ่งที่ต้องให้ความสำคัญ โดยควรเลือกสถานที่ที่เหมาะสมกับรูปแบบของงาน และต้องรองรับจำนวนคนได้เพียงพอ ไม่ทำให้แขกที่มาร่วมงานรู้สึกอึดอัด หรือได้รับความไม่สะดวกจากสถานที่ที่จัดงาน รวมถึงควรจัดหาอุปกรณ์ที่ใช้ในงานอิเวนต์ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็น โต๊ะ เก้าอี้ ที่สบาย สะอาด และน่าใช้งาน สอดคล้องกับธีมงาน

5. กำหนดหน้าที่ภายในงาน
เมื่อกำหนดองค์ประกอบต่าง ๆ ของงานอิเวนต์เป็นที่เรียบร้อยแล้ว อย่าลืมกำหนดหน้าที่ของเจ้าหน้าที่ภายในงานให้เรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็นผู้ที่คอยต้อนรับแขก คุมพนักงานเสิร์ฟอาหาร ประสานงานต่าง ๆ หรือผู้ที่ดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ในงาน เพื่อให้ภายในงานดำเนินไปตามกำหนดการที่วางไว้ และเป็นไปอย่างราบรื่น

6. ประชาสัมพันธ์งาน
หลังจากกำหนดสถานที่และกิจกรรมต่าง ๆ ในงานเรียบร้อย ก็ถึงเวลาต้องประชาสัมพันธ์งานให้แขกที่เราจะเชิญได้รับทราบ ไม่ว่าจะเป็นการส่งการ์ดเชิญ หรือประชาสัมพันธ์ผ่านสื่อต่าง ๆ รวมถึงสื่อออนไลน์อย่างที่นิยมใช้กันในปัจจุบัน ซึ่งการตัดสินใจว่าจะใช่สื่อประเภทใดนั้น ควรพิจารณาจากแขกที่ต้องการให้มาร่วมงานนั่นเอง

7. ตกแต่งสถานที่จัดงานให้สวยงามและสะดวกสบาย
ในวันก่อนเริ่มงาน สิ่งที่ต้องให้ความใส่ใจเป็นพิเศษคือ การตกแต่งสถานที่จัดงานให้สวยงามและสะดวกสบาย เพื่อให้แขกที่มาร่วมงานเกิดความประทับใจ และจดจำงานได้ ยิ่งถ้ามีการถ่ายภาพบรรยากาศภายในงานไปลงสื่อโซเชียลมีเดียต่าง ๆ ยิ่งส่งผลดีให้แก่องค์กรธุรกิจ และเป็นผลลัพธ์ที่น่าพึงพอใจของการจัดอิเวนต์อีกด้วย

8. ดำเนินงานตามกำหนดการที่วางไว้
หากเตรียมการในทุกขั้นตอนไว้พร้อมแล้ว สิ่งสุดท้ายของการจัดอิเวนต์คือการดำเนินงานให้เป็นไปตามกำหนดการที่วางไว้ รวมถึงควรจัดเตรียมเจ้าหน้าที่คอยดูแลเผื่อในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน หรือคอยรับมือหากมีสถานการณ์เร่งด่วนต้องแก้ไข เพื่อให้งานสามารถดำเนินต่อไปได้จนจบ

9. ประเมินผลหลังจากจัดงานอิเวนต์
สุดท้ายนี้ ยังมีอีกสิ่งสำคัญที่ผู้จัดงานจำเป็นต้องทำ นั่นคือการประเมินผลหลังจากจัดงานอิเวนต์ ด้วยการนำผลจากแบบสอบถามที่ให้แขกในงานตอบมาพิจารณา เพื่อเป็นการปรับปรุงการจัดงานให้ดีขึ้นในโอกาสต่อไป
เชื่อว่าการมาเผยขั้นตอนการจัดงานอิเวนต์ให้ได้รู้กันในครั้งนี้ คงทำให้หลายองค์กรธุรกิจมีความมั่นใจในการจัดอิเวนต์กันมากขึ้น และสำหรับองค์กรที่ต้องการจัดงานอิเวนต์ และกำลังมองหาเช่าอุปกรณ์จัดงานคุณภาพดี หรือบริการเช่าอุปกรณ์ออกบูท ที่ บริษัท ประดับพลอย จำกัด เราเป็นบริษัทให้เช่าบูท และบริษัทบริการให้เช่าอุปกรณ์งานอิเวนต์ทุกประเภท ที่มีทุกสิ่งให้เลือกสรร ที่เดียวจบครบทุกสิ่งที่ลูกค้าต้องการแบบ ONE STOP SERVICE สามารถเลือกชมสินค้าได้ที่เว็บไซต์ หรือสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมและขอใบเสนอราคาได้ที่เบอร์ 080-894-9555 (คุณเต่า หัวหน้าฝ่ายขาย) 080-894-2999 (คุณคะน้า การตลาด) และ LINE Official https://line.me/ti/p/@pradabploy